Thành viên và quyền hạn

Việc quản lý hàng tồn kho chỉ chính xác khi tất cả những người sử dụng đều ghi nhận. Nếu chỉ một người quản lý số lượng, con số sẽ dần lệch đi mỗi khi có ai đó âm thầm lấy hàng. Khi mọi người xử lý hàng tồn kho đều là thành viên, người dùng có thể ghi nhận ngay tại chỗ, giúp số lượng tồn kho và cảnh báo sắp hết hàng luôn chính xác.

Tránh quản lý một mình

• Số lượng không bị lệch: người dùng ghi nhận ngay tại chỗ nên không cần chỉnh lại số liệu mỗi lần kiểm kê.
• Biết ai đã thao tác: mọi thao tác đều được ghi nhận theo từng thành viên. Nếu dùng chung một tài khoản, bản ghi này sẽ mất tác dụng (Không chia sẻ tài khoản).
• Không để hết hàng: cảnh báo được gửi đến tất cả thành viên, nên bất kỳ ai rảnh cũng có thể bổ sung.
• Không cần bàn giao: dù người phụ trách nghỉ, mọi người vẫn có thể xem tình trạng hàng tồn kho trên cùng một màn hình.
• Ngôn ngữ khác nhau cũng không sao: mỗi thành viên có thể dùng Tana bằng ngôn ngữ của riêng mình.

Tana hỗ trợ 28 ngôn ngữ: tiếng Nhật, tiếng Anh, tiếng Ả Rập, tiếng Bulgaria, tiếng Séc, tiếng Đan Mạch, tiếng Đức, tiếng Hy Lạp, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Phần Lan, tiếng Pháp, tiếng Croatia, tiếng Hungary, tiếng Indonesia, tiếng Italy, tiếng Hàn, tiếng Na Uy, tiếng Ba Lan, tiếng Bồ Đào Nha, tiếng Nga, tiếng Slovak, tiếng Albania, tiếng Serbia, tiếng Thụy Điển, tiếng Thổ Nhĩ Kỳ, tiếng Ukraina, tiếng Việt và tiếng Trung. Mỗi người chọn ngôn ngữ trong cài đặt Quốc gia và múi giờ của riêng mình.

Mời thành viên

Chủ sở hữu hoặc quản trị viên có thể mời người cùng quản lý hàng tồn kho từ màn hình Thành viên.

• Mời qua email: chỉ định địa chỉ email và vai trò của người đó (thành viên hoặc quản trị viên), rồi nhấn Mời. Người được mời sẽ nhận email mời. Liên kết mời có hiệu lực trong 14 ngày.
• Mời bằng liên kết: chia sẻ mã QR hoặc liên kết tham gia hiển thị trên màn hình thành viên. Nhiều người có thể dùng chung một liên kết, nên bạn có thể dán ở nơi làm việc hoặc chia sẻ trong nhóm chat của nhóm. Vai trò của người tham gia theo cách này sẽ là thành viên.
• Mời từ Slack: nếu đã liên kết Slack, bạn có thể chọn người trong workspace và mời hàng loạt.

Người tham gia qua liên kết sẽ xuất hiện trong mục Yêu cầu tham gia của màn hình thành viên. Khi chủ sở hữu hoặc quản trị viên phê duyệt, người đó sẽ có thể truy cập hàng tồn kho của nhóm. Bạn có thể làm mới liên kết tham gia bất cứ lúc nào; sau khi làm mới, liên kết và mã QR cũ sẽ không còn dùng được.

Vai trò

Vai trò	Hàng tồn kho	Thành viên	Cài đặt	Thanh toán	Xóa nhóm
Chủ sở hữu	✅	✅	✅	✅	✅
Quản trị viên	✅	✅	✅
Thành viên	✅

Một nhóm luôn cần ít nhất một chủ sở hữu. Chỉ chủ sở hữu mới có thể chỉ định thêm chủ sở hữu.

Hồ sơ thành viên

Mỗi thành viên có một hồ sơ hiển thị ngày tham gia và lịch sử thao tác gần đây. Đây là cách nhanh nhất để biết “ai đã thay đổi cái này” mà không cần lật lại toàn bộ lịch sử của nhóm.

Xóa thành viên

Khi xóa một thành viên, quyền truy cập vào nhóm đó sẽ mất ngay lập tức. Lịch sử thao tác trước đó vẫn được giữ nguyên. Bản ghi ai đã làm gì không thay đổi chỉ vì người đó đã rời nhóm.

Cách bàn giao kho để chuẩn bị cho việc đổi người phụ trách hay nghỉ việc được giới thiệu trong bài viết “Bàn giao kho không sai sót”. Bí quyết vận hành với ít nhân sự, hãy xem “Thiếu nhân sự vẫn quản lý kho tốt”.