Участники и роли

Учёт остатков становится точным только тогда, когда каждый, кто им пользуется, сам его записывает. Если считать остатки в одиночку, то каждая вещь, которую кто-то тихо забрал, постепенно сдвигает цифры. Если сделать участниками всех, кто работает с инвентарём, каждый сможет записать использование на месте — и остатки, и оповещения о низком остатке будут точными.

Чем полезно больше участников

• Остатки не расходятся: тот, кто взял товар, сразу его записывает, поэтому не нужно каждый раз сверять цифры при инвентаризации.
• Видно, кто что сделал: каждое действие записывается за конкретным участником. Если аккаунт общий, эта запись теряет смысл (см. «Не делитесь аккаунтом»).
• Товар не заканчивается незаметно: оповещение приходит всем участникам, поэтому пополнить может любой, у кого есть время.
• Не нужна передача дел: даже если ответственный в отпуске, все видят состояние инвентаря на одном экране.
• Неважно, кто на каком языке: каждый участник может пользоваться Tana на своём языке.

Tana поддерживает 28 языков: японский, английский, арабский, болгарский, чешский, датский, немецкий, греческий, испанский, финский, французский, хорватский, венгерский, индонезийский, итальянский, корейский, норвежский, польский, португальский, русский, словацкий, албанский, сербский, шведский, турецкий, украинский, вьетнамский и китайский. Язык можно выбрать в настройках страны и часового пояса для своего аккаунта.

Приглашение

Владелец или администратор может пригласить людей для совместного управления инвентарём на экране Участники.

• Пригласить по email: укажите email и роль человека (участник или администратор) и нажмите Пригласить. Человеку придёт письмо с приглашением. Ссылка на приглашение действует 14 дней.
• Пригласить по ссылке: поделитесь QR-кодом или ссылкой для вступления с экрана участников. Их можно использовать многократно и разными людьми — например, разместить на рабочем месте или в чате команды. Роль человека, присоединившегося таким способом, — участник.
• Пригласить из Slack: если подключён Slack, можно выбрать людей из рабочего пространства и пригласить сразу всех.

Присоединившиеся по ссылке появляются в разделе Запросы на вступление на экране участников. Когда владелец или администратор нажимает Одобрить, человек получает доступ к инвентарю команды. Ссылку для вступления можно обновить в любой момент — после обновления старая ссылка и QR-код перестают работать.

Роли

Роль	Инвентарь	Участники	Настройки	Оплата	Удаление команды
Владелец	✅	✅	✅	✅	✅
Администратор	✅	✅	✅
Участник	✅

В команде всегда должен быть хотя бы один владелец. Tana не допустит изменения, после которого владельцев не останется. Назначать владельца может только владелец.

Профиль участника

У каждого участника есть профиль с датой присоединения и недавней историей действий. Это самый быстрый способ узнать, кто именно что-то изменил, не просматривая всю историю команды.

Удаление участника

При удалении участника доступ к команде пропадает мгновенно. История прошлых действий остаётся без изменений. Запись о том, кто что сделал, не переписывается из-за ухода человека — она просто перестаёт быть ссылкой на его профиль.

О том, как передать учёт при смене ответственного или увольнении, рассказывается в статье «Передача учёта товаров без ошибок». О том, как справляться маленькой командой, читайте в «Не хватает людей?».